1. Quiénes somos
SUMMATE SOLUCIONESTECNOLOGICAS S.A.S. (en adelante, “Súmmate”) es una sociedad constituida en el Ecuador, con RUC 1793230506001, domiciliada en General Leonidas Plaza 721 y Wilson, Quito, provincia de Pichincha.
Súmmate actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política, en los términos de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP) y su Reglamento.
Contacto para asuntos de datos personales: ecuador@sumatesoluciones.com
2. A qué se aplica esta política
Esta política cubre:
- El sitio web sumatesoluciones.com
- La plataforma Súmmate Pro, nuestro sistema de gestión de consultoría
- El canal de WhatsApp de Súmmate Pro, a través del cual los consultores registran sus horas de trabajo
Súmmate Pro se contrata por empresas para gestionar el trabajo de sus equipos de consultoría. En ese escenario, la empresa contratante es la responsable del tratamiento de los datos de su personal, y Súmmate actúa como encargada del tratamiento, procesando esos datos únicamente conforme a sus instrucciones y a lo pactado contractualmente.
3. Qué datos tratamos
3.1 Visitantes del sitio web
- Datos que usted nos envía voluntariamente por el formulario de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono y el contenido de su mensaje.
- Datos técnicos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y fecha y hora de acceso.
3.2 Usuarios de la plataforma Súmmate Pro
- Identificación: nombre completo, correo electrónico, número de cédula, DNI o pasaporte, y país de residencia.
- Contacto: número de teléfono móvil en formato internacional, utilizado para el canal de WhatsApp.
- Laborales: rol dentro de la organización, nivel de seniority, modalidad de contratación, proyectos asignados, horas trabajadas, actividades realizadas y ausencias registradas.
- Económicos: tarifa por hora o remuneración fija, moneda de pago, conceptos de nómina aplicables y empresa prestadora de servicios, cuando corresponda.
- Hoja de vida, cuando el usuario o su empleador decide cargarla.
- Credenciales de acceso, almacenadas siempre de forma cifrada e irreversible. Súmmate nunca conoce ni puede recuperar su contraseña.
3.3 Canal de WhatsApp
Cuando un consultor escribe al número de WhatsApp de Súmmate Pro, tratamos:
- Su número de teléfono, para identificarlo dentro del sistema.
- El contenido de los mensajes de texto que envía.
- El contenido de las notas de voz que envía, incluyendo la grabación de audio y su transcripción a texto.
- Identificadores técnicos del mensaje, necesarios para no registrar dos veces la misma información.
El número de teléfono debe estar previamente vinculado y verificado. Los mensajes provenientes de números no vinculados son rechazados y su contenido no se conserva.
4. Para qué los tratamos, y con qué base legal
| Finalidad | Base legal (LOPDP) |
|---|---|
| Prestar el servicio contratado de la plataforma | Ejecución del contrato |
| Registrar y aprobar horas de trabajo y gastos | Ejecución del contrato |
| Calcular nómina, facturación y reportes de pago | Ejecución del contrato y obligación legal |
| Operar el canal de WhatsApp y transcribir notas de voz | Ejecución del contrato y consentimiento del titular |
| Responder consultas del formulario de contacto | Consentimiento del titular |
| Cumplir obligaciones tributarias y societarias | Obligación legal |
| Mantener la seguridad del sistema y registros de auditoría | Interés legítimo |
No vendemos datos personales. No cedemos datos a terceros con fines publicitarios ni de perfilamiento comercial.
5. Uso de sistemas de inteligencia artificial
Súmmate Pro utiliza sistemas de inteligencia artificial para procesar datos personales. Se lo informamos de manera expresa, conforme a la Resolución SPDP-SPD-2026-0009-R de la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, de 12 de febrero de 2026.
En qué se usa la inteligencia artificial
- Interpretación de mensajes de WhatsApp: un modelo de lenguaje lee el mensaje del consultor y extrae los datos del registro de horas (proyecto, fecha, número de horas y descripción de la actividad).
- Transcripción de notas de voz: cuando el consultor envía un audio, este se transcribe automáticamente a texto para poder interpretarlo.
- Apoyo a la auditoría interna: análisis de desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado, y detección de anomalías en nómina, para señalarlas a las personas responsables.
En qué NO se usa
Ninguna decisión que produzca efectos jurídicos o afecte significativamente a una persona se toma de forma automatizada.
Este es un principio de diseño de la plataforma, no una declaración formal. En concreto:
- La inteligencia artificial interpreta y redacta; no calcula ni decide.
- Toda aprobación de horas, de gastos o de nómina la realiza una persona con el rol correspondiente, dentro de la aplicación.
- Los cálculos de remuneración se ejecutan mediante fórmulas deterministas del sistema, no mediante modelos de lenguaje.
- Las conversiones de moneda se aplican con tasas que una persona introduce manualmente y que quedan congeladas en el período.
- Los hallazgos que la inteligencia artificial señala son avisos dirigidos a una persona, que decide si actúa sobre ellos.
Usted conserva en todo momento el derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados (Art. 22 LOPDP).
6. Con quién compartimos datos
Para operar el servicio recurrimos a proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento. Todos ellos están sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.
| Proveedor | Para qué | Dónde se procesan |
|---|---|---|
| Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business API) | Envío y recepción de mensajes | Estados Unidos |
| OpenAI, L.L.C. | Interpretación de mensajes y transcripción de notas de voz | Estados Unidos |
| Render Services, Inc. | Alojamiento de la aplicación y de la base de datos | Estados Unidos |
Además, podremos comunicar datos a autoridades públicas cuando exista una obligación legal, y a asesores contables, tributarios o legales sujetos a deber de secreto profesional.
Transferencias internacionales
Los proveedores anteriores procesan datos fuera del Ecuador. Estas transferencias se realizan al amparo de los artículos 55 y siguientes de la LOPDP, mediante cláusulas contractuales que imponen a los proveedores un nivel de protección adecuado. Al utilizar el canal de WhatsApp, usted queda informado de que su mensaje se procesa en los Estados Unidos.
7. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Datos de la relación laboral o contractual (horas, nómina, facturación): durante la vigencia de la relación y siete (7) años adicionales, por exigencia de la normativa tributaria y laboral ecuatoriana.
- Grabaciones de notas de voz: el audio original no se almacena en nuestros servidores. Se descarga, se transcribe y se descarta. Lo que se conserva es el texto transcrito, como descripción del registro de horas.
- Mensajes de texto de WhatsApp: se conserva la información extraída del mensaje que forma parte del registro de horas. No mantenemos un archivo histórico de las conversaciones.
- Consultas del formulario de contacto: dos (2) años desde el último contacto.
- Registros de auditoría del sistema: mientras la cuenta esté activa, por seguridad y trazabilidad.
Vencidos estos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible.
8. Sus derechos
Como titular de los datos, la LOPDP le reconoce los siguientes derechos:
- Acceso (Art. 16) — saber si tratamos sus datos y obtener copia de ellos.
- Rectificación y actualización (Art. 17) — corregir datos inexactos o incompletos.
- Eliminación (Art. 18) — pedir que se supriman cuando ya no sean necesarios.
- Oposición (Art. 19) — oponerse al tratamiento por motivos relativos a su situación particular.
- Portabilidad (Art. 20) — recibir sus datos en formato estructurado.
- Limitación del tratamiento (Art. 21) — pedir que se suspenda en los casos previstos por la ley.
- No ser objeto de decisiones automatizadas (Art. 22).
- Revocar el consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en él. La revocación no afecta la licitud del tratamiento anterior.
Cómo ejercerlos
Escriba a ecuador@sumatesoluciones.com indicando el derecho que desea ejercer y adjuntando copia de su documento de identidad. Responderemos en un plazo máximo de quince (15) días contados desde la recepción de la solicitud.
Si usted es empleado o colaborador de una empresa cliente de Súmmate Pro, diríjase primero a esa empresa, que es la responsable del tratamiento de sus datos. Le daremos traslado de su solicitud si nos llega directamente.
Reclamación ante la autoridad
Si considera que sus derechos no han sido atendidos, puede presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador (SPDP).
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, entre ellas:
- Cifrado del tráfico mediante HTTPS en todas las comunicaciones.
- Almacenamiento de contraseñas mediante funciones de hash irreversibles.
- Autenticación de dos factores disponible para todas las cuentas.
- Control de acceso por roles: cada persona ve únicamente la información que su función requiere.
- Verificación previa del número de teléfono mediante un PIN de un solo uso antes de habilitar el canal de WhatsApp.
- Registro de auditoría de las operaciones sensibles del sistema.
Ninguna medida de seguridad es infalible. Si llegara a producirse una violación de seguridad que suponga un riesgo para sus derechos, se lo notificaremos a usted y a la SPDP en los plazos que establece la LOPDP.
10. Cookies
El sitio web utiliza cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y para recordar preferencias de navegación. No utilizamos cookies de publicidad comportamental ni de seguimiento entre sitios. Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, teniendo en cuenta que algunas funciones del sitio podrían dejar de operar correctamente.
11. Menores de edad
Los servicios de Súmmate están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad en el ejercicio de una actividad profesional. No recopilamos de forma consciente datos de niñas, niños ni adolescentes. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor, los eliminaremos.
12. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios o la normativa aplicable. La fecha de la última actualización figura al inicio del documento. Si el cambio es sustancial, lo comunicaremos por los canales habituales antes de que entre en vigor.
13. Contacto
SUMMATE SOLUCIONESTECNOLOGICAS S.A.S. RUC 1793230506001 General Leonidas Plaza 721 y Wilson, Quito, Pichincha, Ecuador ecuador@sumatesoluciones.com https://sumatesoluciones.com