Elegir un timesheet parece una decisión menor hasta que se convierte en la herramienta que decide cuánto factura la empresa. Estas siete preguntas son las que nosotros haríamos si estuviéramos del otro lado de la mesa. Están ordenadas de la que más duele a la que menos, y ninguna se contesta con una demo bonita.
1 · ¿Cuánto tarda un consultor en registrar un día?
Es la pregunta que decide si la herramienta se usa o se abandona. Pide que te lo cronometren delante, con un día real de tres proyectos distintos. Si pasa de treinta o cuarenta segundos, el registro se va a hacer el viernes de memoria, y una herramienta que se rellena de memoria no resuelve nada: solo digitaliza el error.
2 · ¿Qué pasa cuando alguien no registra?
Casi todos los sistemas registran bien. Muy pocos avisan. Pregunta literalmente: si el martes nadie registró en el proyecto Beta, ¿quién se entera y cuándo? Si la respuesta es «se ve en el informe», la respuesta real es «a fin de mes», y a fin de mes ya no hay conversación posible con el cliente.
3 · ¿El cliente puede ver en qué se fue su presupuesto sin llamarte?
Un portal de cliente no es un adorno comercial: es el que elimina la llamada del día 30. Y hay una trampa que conviene revisar: si el portal enseña tarifas o costes internos, no lo puedes abrir. Pregunta cómo se separa lo que ve el cliente de lo que ve tu equipo, y si esa separación ocurre en el dato o solo en la pantalla.
4 · ¿Se puede trabajar por hitos y no solo por tiempo y materiales?
Muchas herramientas nacieron para agencias que facturan horas y punto. Si una parte de tu negocio se cierra por entregable, necesitas que el sistema entienda los dos modelos sin que uno sea un apaño del otro.
5 · ¿Dónde queda la evidencia del entregable?
Cuando cobras un hito, el cliente no pregunta cuántas horas: pregunta qué recibió. Si el soporte vive en un correo o en una carpeta compartida, cada cobro es una excavación y cada excavación retrasa un pago. La evidencia tiene que estar en el mismo sitio que la factura, y el cliente tiene que poder abrirla solo.
6 · ¿Quién decide: la herramienta o una persona?
Cada vez más sistemas incorporan inteligencia artificial, y la pregunta útil no es si la tienen, sino qué le está permitido hacer. Que un modelo redacte un aviso de desviación es excelente. Que apruebe horas, calcule una nómina o evalúe el rendimiento de una persona no lo es, y en algunos países ni siquiera es legal sin más.
Pide que te enseñen dónde está escrito el límite. Si el límite es una casilla de configuración que alguien puede desmarcar, no es un límite.
7 · ¿Qué pasa con tus datos si te vas?
Esta es la que casi nadie pregunta y la única que no tiene vuelta atrás. Tres respuestas concretas que deberías exigir por escrito: cómo se exporta todo, cómo se borra a una persona que ejerce su derecho de supresión, y cuánto tiempo se guardan los respaldos y con qué cifrado.
Y nuestra propia respuesta, porque predicar es fácil
Súmmate Pro hoy hace bien las seis primeras: registro por WhatsApp en segundos, avisos el mismo día, portal de cliente con tarifas y costes eliminados antes de que salgan del servidor, hitos con evidencia junto a la factura, y una regla que no se puede desactivar —los asistentes interpretan y redactan; una persona aprueba.
En la séptima estamos a medias, y lo decimos: los respaldos salen cifrados del servidor y se verifican restaurándolos, pero todavía no tenemos exportación completa por persona ni borrado definitivo. Están en el plan. Un proveedor que no te cuenta cuál es su séptima pregunta no es que la tenga resuelta: es que no te la va a contar.
Cómo usar esta lista
Mándasela a los tres proveedores que estés mirando, tal cual, y compara las respuestas por escrito. La que más te va a servir no es la que tenga más síes, sino la que sea capaz de decirte un no concreto.
Si quieres pasarnos la lista a nosotros, escríbenos. Y si prefieres verlo funcionando antes de preguntar nada, el piloto se monta en días, con tus proyectos reales.