El problema

SAP manda el documento a un solo correo

En el maestro del cliente o del proveedor cabe una dirección. Una. Y ese es el único destinatario al que SAP le manda el pedido, la cotización, la factura o el aviso de pago.

Pero en la vida real cada documento tiene su propia lista de gente. El pedido de compra lo esperan el vendedor, facturación y logística. La factura la espera cuentas por pagar. El aviso de pago lo espera tesorería. SAP conoce a uno solo.

Cómo se resuelve hoy

A mano

Alguien abre el documento, lo baja en PDF, abre Outlook, busca a quién más hay que mandárselo, adjunta, escribe y envía. Y se acuerda de los cuatro. O de tres.

Lo que cuesta

Todos los días

Tiempo de gente que debería estar haciendo otra cosa, documentos que no llegan, reclamos de «nunca me avisaron», y ninguna forma de comprobar quién recibió qué.

Y el correo del maestro no se puede tocar. Es el que usa contabilidad para otra cosa, o el genérico de la empresa. Cambiarlo por el de una persona rompe otros procesos. Por eso el problema lleva años sin resolverse: no es que nadie se haya dado cuenta, es que no hay dónde ponerlo dentro de SAP estándar.
La solución

Una agenda de destinatarios, por transacción

Una transacción nueva donde su gente dice, para cada transacción de SAP, quién debe recibir el documento. No sustituye nada: se suma. El correo del maestro sigue igual.

Súmmate Mail — Matriz de destinatarios— □ ×
MatrizTratarPasar aDetallesSistemaAyuda
Interlocutor 100234 · ACEROS INDUSTRIALES DEL NORTE S.A. DE C.V.
 TransacciónMóduloDocumento CorreoContactoCanalIdiomaVigencia
reglas activas para este interlocutor.
  • Una línea por transacción y persona. Se lee de corrido: «cuando se grabe en ME21N, el documento le llega a estas cuatro». Sin condiciones, sin fórmulas, sin nada que aprender.
  • Para, copia y copia oculta de verdad. No es una lista de correos pegados: cada persona entra en el campo que le corresponde, como en cualquier correo normal.
  • Idioma por persona. Al comprador mexicano le llega en español y al de la casa matriz en inglés, del mismo documento.
  • Vigencia. Un contacto temporal se pone con fecha de fin y se apaga solo. Nadie tiene que acordarse de quitarlo.
  • Lo mantiene su gente. Es una pantalla de SAP como cualquier otra: se busca, se ordena, se exporta a Excel. Si entra un contacto nuevo, lo agrega su comprador en treinta segundos.
La solución

Un ejemplo por transacción

Estas son las transacciones con las que se suele arrancar. Pulse cualquiera y vea quién recibe el documento y qué se le adjunta.

Súmmate Mail — Detalle— □ ×
 
Quién recibe este documento
CanalCorreoContactoIdiomaQué recibe
 
Fíjese en algo: no hay reglas que armar. Cada transacción tiene su lista de gente y ya. La complejidad la ponen otros productos; aquí se lee como una agenda telefónica, y por eso su gente la puede mantener sin llamarnos.
Y si mañana quieren una transacción más. Se agrega al catálogo y aparece en la matriz. No es un desarrollo nuevo: es una línea de configuración que hacemos nosotros en la instalación o después, cuando su operación lo pida.
La solución

Probar sin grabar ni un documento

Antes de que salga un solo correo real, su gente puede preguntarle al sistema: «si hoy grabo en esta transacción, ¿a quién le llega?». Y ver el correo tal como saldría.

Súmmate Mail — Simular envío— □ ×
Simulación
Qué quiere probar
Interlocutor
Transacción
Resultado
CanalCorreoContactoIdiomaQué recibe
Pulse «Ejecutar simulación».
Listo para simular.
Y así sale el correo
El adjunto es el suyo, tal cual. Ese PDF no lo generamos nosotros: es el mismo que su SAP produce hoy con su formulario, su logo y su formato. No lo tocamos, no lo convertimos, no le agregamos nada. Solo cambia a cuántas personas les llega.
Sale de su servidor, con su dominio. No pasa por ningún servicio de terceros y el remitente sigue siendo su empresa. Para el que lo recibe, es el mismo correo de SAP de siempre — solo que ahora le llega a quien debe.
La solución

«¿A quién le llegó la factura 90001234?»

Hoy esa pregunta no tiene respuesta. Con la solución instalada, se contesta en diez segundos y con evidencia.

Súmmate Mail — Monitor de envíos— □ ×
Envíos del día · 07.09.2026
 TransacciónDocumentoInterlocutorCorreoCanalHoraUsuarioEstado
  • Se exporta a Excel como cualquier lista de SAP. Para auditoría, para el SAT, o para cerrarle una discusión a un proveedor que dice que nunca le llegó.
  • Los rebotes se ven. Un correo que ya no existe deja de ser un misterio: aparece en rojo y su gente lo corrige en la matriz.
  • Queda el usuario que grabó el documento. Trazabilidad completa, sin pedirle nada extra a nadie.
Lo práctico

Se instala en su sistema, en horas

No es un proyecto. Es una instalación con orden de transporte, como cualquier otro desarrollo, y una sesión de configuración con su gente.

1

Diagnóstico

Corremos un programa de solo lectura en su sistema y sale un informe con su realidad: versión, cómo envía hoy, qué volumen tiene. Media hora.

2

Instalación

Se transporta el add-on a desarrollo y calidad. Es código nuevo con prefijo propio: no modifica ni un programa estándar de SAP.

3

Carga de datos

Los destinatarios que ya tiene en Excel se cargan de una vez. No hay que capturarlos uno por uno.

4

Prueba y arranque

Simulan, comparan contra lo que hacen hoy, y cuando están conformes se activa. Su gente ya sabe usarlo.

Lo que no cambia en su SAP. No se modifica ningún programa estándar, no se toca el maestro de clientes ni proveedores, no se altera la configuración de mensajes que ya tienen, y el correo sigue saliendo de su propio servidor con su dominio. Si algún día quitan la solución, SAP vuelve a comportarse exactamente como antes.
Y si un día no renuevan. La solución deja de repartir y SAP vuelve a enviar al correo del maestro, como siempre. No se detiene ni una factura, ni una transacción. La configuración queda guardada esperando. Nunca los dejamos trabados: eso está en el diseño, no en la promesa.
Lo práctico

Qué sigue

La forma de saber si esto le sirve a su empresa no es una presentación más larga. Es media hora en su propio sistema.

1

Diagnóstico en su SAP

Media hora con su equipo de Basis. Un programa de solo lectura devuelve un informe con su realidad: versión, cómo envía hoy, qué volumen mueve.

2

Propuesta con números suyos

Con ese informe le decimos qué alcance tiene sentido, cuánto toma y cuánto cuesta. No antes: sin ver su sistema, cualquier cifra es un invento.

3

Piloto acotado

Una transacción, una sociedad, un interlocutor. Alcance cerrado y fecha cerrada. Si no funciona, se sabe rápido y barato.

4

Ampliar si convence

Con el piloto andando se agregan las demás transacciones y sociedades. Nunca al revés.

El diagnóstico no cuesta y no compromete a nada. Es un programa de solo lectura que corre su propia gente, en su sistema, y el informe se lo queda usted. Aunque decida no seguir, le queda un inventario de cómo está enviando documentos hoy — algo que normalmente nadie tiene por escrito.
Sobre la inversión. Es una suscripción anual que incluye soporte, actualizaciones y los cambios que exija la autoridad fiscal, más una implantación que se cobra una sola vez. La cifra depende de cuántas sociedades, cuántas transacciones y qué volumen — por eso preferimos verla después del diagnóstico y no antes.

Súmmate — Bien desde la primera vez

Sumate Soluciones Tecnológicas · sumatesoluciones.com
Consultoría y productos SAP para Ecuador, Colombia y México.